Ya no hay excusas, es hora de implementar una opción de reservas en línea hoy

Te daré para empezar dos herramientas buenísimas para esto: la primera es calendly en su versión de pago, qué literal es una plataforma que puedes usar gratis para gestionar reservas en línea, y que puedes configurar en un par de clics. Obvio recomiendo la versión de paga para sacarle mayor provecho, y está buenísimo porque si no tienes un sitio web, esta herramienta es tu aliado; pero resulta todavía más útil si tienes un sitio web.

La otra herramienta que te recomiendo es “Amelia”, pero, esta herramienta solamente esta disponible para aquellos que tienen su sitio web desarrollado con WordPress. Es una bomba para los marketer digitales, porque nos permite hacer de todo; estrategias de paquetes, precios especiales, cupones, añadir up sells, cross sells, añadir extras a un servicio, seguimiento de conversiones personalizadas, y tiene integraciones con plataformas como Google Analytics, Google Ads, Meta, Stripe, etc.

Nota: Si no entiendes nada de lo último mencionado, no pasa nada, solamente quiero dar entender que se pueden hacer miles de cosas con herramientas que ya están pensadas para gente con muy poco conocimiento de programación (incluso nulo).

Si tu fuerte no es meterle mano a la parte técnica del marketing digital, ya no hay necesidad de preocuparse por no saber hacerlo. Hoy existen muchísimas herramientas con equipos de soporte increíbles, muchísima documentación clara y guiada paso a paso, y todas pensadas para ser integradas de un día para otro “plug and play”. 

Claro está que si quieres sacarle el mayor provecho, si recomiendo tener a un chico de datos, o una persona con mucha actitud de aprendizaje orientado a la parte técnica del marketing digital; seguimiento de conversiones, e integración de plataformas, que normalmente va acompañado con un poquito de conocimiento de desarrollo web, y plataformas.

“¿Oye, pero a que te refieres con eso de no-code?” Te explico superrápido:

Por “no code” me refiero a plataformas o herramientas que puedes implementar sin necesidad de utilizar líneas de código. Son superamigables, y seguramente estaré redactando un post muy pronto sobre los beneficios de las plataformas no code en el marketing performance, y los sistemas de captación de prospectos.

Honestamente, vuelvo al mismo punto. Estas plataformas no code están hechas para dotar de funciones específicas que antes solo se lograban a través de complejos proyectos de desarrollo web, o aplicaciones. Hoy ya no son necesarias, y bueno, en general, hoy permiten que los fundadores, los mercadólogos, y prácticamente cualquier persona pueda ofrecer soluciones digitales al público.

Lo buenísimo de todo esto, es que muchas aplicaciones no code tienen integraciones con otras plataformas, las tienen documentadas para crear conexiones entre ellas, y así crear maravillosas secuencias de funciones entre plataformas que terminan por crear muchísimo valor, y para nosotros los mercadólogos; es literal un campo de juegos, y encima de todo, se puede conectar con plataformas de mailing, CRMs, analítica digital y plataformas como Google Ads y Meta.

Encima de todo lo que te acabo de mencionar, te voy a contar las principales razones por las cuales deberías de integrar un sistema de reservas en línea hoy mismo.

Mayor accesibilidad y comodidad para los clientes

Las reservas en línea ofrecen a los clientes la flexibilidad de programar servicios en cualquier momento y desde cualquier lugar. No más llamadas interminables ni esperas en línea; ahora, los clientes pueden reservar con solo unos clics, y lo mejor de todo, es que se convierte en tu canal de captación de uso disponible 24/7.

Esta accesibilidad rompe con las barreras de los horarios tradicionales y hace que tus servicios sean más atractivos para aquellos con estilos de vida ocupados. Y en caso de operar servicios de consultoría a nivel global, literal solo es proporcionar un enlace y que las personas escojan un horario que definas como disponible, o rangos de horarios disponibles específicos.

Sí, es cierto que mencioné que se acabarían las llamadas, discúlpame, la verdad es que te mentí, pero no mentía cuando mencionaba que es mucho más fácil captar a través de estos sistemas; las llamadas son parte de tu día a día, y son tu mejor aliado para cerrar nuevas ventas, estás loco si quieres eliminarlas de tu vida.

Reducción de errores y cancelaciones

Un sistema de reservas en línea reduce significativamente los errores humanos (tuyos). Los clientes seleccionan directamente la fecha y hora que desean, minimizando las posibilidades de confusión.

Nota: Aquí está buenísimo porque luego hay personas que sin querer seleccionan reservaciones y terminan agregando adicionales por error, que al final terminan pagando y les terminan encantado. Por eso mencioné entre paréntesis que eliminan los errores humanos “tuyos”. Me ha pasado un par de veces, y en el peor de los casos, generas una cancelación del extra y se acabó el problema. 

Nota de la nota: No se vale ser deshonesto, siempre hay que comunicarle al cliente que fue lo que ordenó, y de hecho esto se hace de manera automática, pero, lo que sí puedo sacar de esto, es que dentro de estos sistemas podemos influenciar al usuario y facilitarle la posibilidad de mejorar su paquete.

Además, con recordatorios automáticos enviados por correo electrónico o SMS, las cancelaciones de último minuto se reducen drásticamente, lo que asegura una mejor planificación y optimización del tiempo en tu negocio.

Recordemos el costo no percibido, esto se aplica incluso para las cancelaciones de último momento. Todas estas cancelaciones que hoy tienes, son espacios que otra persona podría estar ocupando, y con estas herramientas podemos estar constantemente recordando al cliente que tiene una reservación pendiente, y con ello, esperar una mejora en los porcentajes de personas que acudieron a la reservación.

No te voy a mentir (otra vez), esto de los sistemas de reserva son algo que pareciera tan simple en nuestros días, pero, me sorprende la poca atención que le ponen hoy en día a estas soluciones, literal se pueden hacer cosas fascinantes.

Tan solo imagina que hoy empiezas con una herramienta sencilla como Calendly. Luego de agendar un par de citas y vender un par de servicios, decides comprar la versión de paga, y con ello ganas acceso a las integraciones con otras plataformas, y funciones adicionales.

Y cuando menos te lo esperas, tienes una secuencia de diferentes plataformas operando en torno a un embudo de captación de citas en línea. Quédate atento, porque vamos hacia ese punto más abajo en el blog post que estas leyendo.

Mejor organización y eficiencia

La administración manual de reservas puede ser un dolor de cabeza, con el riesgo de perder citas o crear duplicados. Sin mencionar las horas que tienes que pasar capacitando a gente para que repita este proceso manual todos los días, o las horas que tienes que pasar ordenando los calendarios y tu agenda para citas de primera vez, y citas recurrentes o seguimiento. 

Con un sistema de reservas en línea, puedes visualizar en tiempo real la disponibilidad de horarios, lo que permite una organización mucho más eficiente. Esta visión integral te ayuda a asignar recursos y personal de manera más efectiva, asegurando que siempre estés preparado para atender la demanda.

No bromeo con la organización y eficiencia, muchas veces los clientes me dicen “es que no tengo tiempo de atender a nuevos clientes”, “solamente tengo mi agenda llena de personas que ya pagaron un tratamiento, y ahora les estoy dando el seguimiento, y me agobia porque necesito vender más”.

Y en cuanto integramos estos sistemas, nos damos cuenta de que como todos, alguna vez en nuestra vida, exageramos con nuestra percepción de la productividad que tenemos, y descubrimos que tenemos como 6 horas al día sin nada que hacer. Ahora imagínate esta misma situación, pero con equipos de trabajo enteros, donde todos creen que tienen el trabajo saturado, y no se dan cuenta de que tienen una venda en los ojos, y están limitando el crecimiento de la empresa por no tener claridad en sus calendarios, y la gestión de las reservas de los clientes nuevos y recurrentes.

No hace falta que lo diga, pero, también puedes gestionar los calendarios de todos tus colaboradores dentro de los sistemas de reserva, con ello asegurarte de que puedas medir que tan productivo es tu equipo.

Desafíos comunes al implementar un sistema de reservas en línea y cómo superarlos

A pesar de sus muchas ventajas, la implementación de un sistema de reservas en línea no está exenta de desafíos. Uno de los principales obstáculos es la resistencia al cambio, tanto por parte del personal como de los clientes que están acostumbrados a los métodos tradicionales.

Y como ya lo mencioné antes, esto te permite crear mil cosas nuevas, mejorar muchísimo el valor a tu oferta de valor, y a nivel operativo permite entender tu negocio en profundidad. Lo cual supone un latente riesgo para los miembros de tu equipo, porque puedes ver quién si está trabajando, quién lo hace mejor, y quién no está haciendo el trabajo.

Y no faltan los clientes que terminan generando 3 citas el mismo día, y te llaman porque te hicieron el pago 3 veces, y ahora tienes que hacer la devolución de 2 sesiones (el lado bueno es que ya vendes en línea).

Para superar esto, es fundamental ofrecer una formación adecuada al personal y comunicar claramente a los clientes los beneficios de la nueva herramienta. Y hacerlo varias veces, esto ten por seguro que tardará por lo menos entre dos y tres meses en que todo fluya sin complicaciones. Se puede lograr en un mes si realmente sabes conformar equipos de trabajo.

Otro desafío es la integración con sistemas ya existentes, lo que puede generar problemas técnicos o interrupciones en el servicio. Para mitigarlo, es recomendable elegir un software de reservas compatible con las herramientas actuales y realizar pruebas exhaustivas antes del lanzamiento.

Finalmente, el costo inicial de implementación puede ser una barrera para algunos negocios; sin embargo, el retorno de la inversión suele ser significativo al mejorar la eficiencia y aumentar las reservas. Afortunadamente, hoy sabemos que existen herramientas con soluciones prácticas, fáciles de incorporar, y con precios bastante accesibles que van desde los $5 dólares mensuales.

Realmente no es tan complicado crear integraciones, pero, entiendo que no todos tenemos los mismos intereses, y la facilidad para comprender ciertos temas. Yo detesto Google Sheets, y aun así logré volverme una persona fluida en esa herramienta.

Finalmente, llegamos a la parte donde todo se enreda más, y de hecho, eso es lo más emocionante, porque aquí convergen todas las amenidades que ya he mencionado sobre los sistemas de reserva en línea, y toda la estrategia que puedes incorporar detrás de ellos, para crear sistemas de captación en línea.

No te emociones, no te daré mi receta secreta… aún.

La sinergia de los sistemas de reserva en línea con campañas de performance enfocadas a generación de prospectos

El subtítulo es largo, pero trataré de ser lo más claro y conciso posible en esto, así que lo primero que debes de saber es que los sistemas de reservas en línea no solo mejoran la gestión interna, sino que también pueden potenciar tus esfuerzos de marketing, especialmente en campañas de performance enfocadas en la generación de leads.

Al integrar tu sistema de reservas con campañas digitales, como anuncios en Google, Meta, otras plataformas, o mailing, puedes captar leads directamente en el momento en que están más interesados.

Imagina que un cliente potencial ve un anuncio en Facebook y, en cuestión de segundos, puede hacer una reserva en tu sitio web; esta inmediatez incrementa las tasas de conversión y te permite capitalizar sobre el interés generado por tus campañas.

Además, los datos recopilados a través del sistema de reservas pueden retroalimentar tus estrategias de marketing, permitiéndote segmentar audiencias de manera más precisa y personalizar ofertas que respondan a las necesidades y comportamientos de tus clientes.

Esto último, permitiéndote generar listas de clientes que puedes dotarle a las plataformas, para darles señales más claras acerca de cómo lucen las personas que compran en tu negocio, y optimizar para captar más clientes similares, o reducir los costos de captación. Puedes usar audiencias similares “look alike”, y hacer múltiples pruebas, porque tendrás bases de datos de clientes que agendan para distintos servicios. Creo que ya saber el alcance que puede llegar a tener esto a nivel optimización de campañas.

Existe también mejoras en el aumento de la visibilidad y el alcance. Hoy sabemos que ofrecer reservas en línea amplía el alcance de tu negocio mucho más allá de las fronteras locales. Clientes de diferentes lugares pueden descubrir tus servicios y reservar en cualquier momento, lo que abre nuevas oportunidades de crecimiento.

Integrar tu sistema de reservas con plataformas populares como Google o TripAdvisor también puede aumentar la visibilidad de tu negocio y atraer a nuevos clientes. A esto me refería con las integraciones disponibles con otras plataformas.

Así mismo, también son una gran fuente de recopilación de datos, y análisis detallados de tu negocio. Los sistemas de reservas en línea proporcionan valiosa información sobre tus clientes, como datos demográficos, patrones de reserva y preferencias de servicio. Esta información te permite ajustar tus servicios y estrategias de marketing para satisfacer mejor a tus clientes, asegurando así un crecimiento sostenible.

Dando como resultado el campo de juegos que te prometí más arriba en el post, no hace falta quebrarte la cabeza para lograr vender en línea, solo necesitas las herramientas adecuadas, y un encargado del proyecto que domine las bases del marketing digital (y que tenga el respaldo de la toma de decisiones, porque no hay nada peor que un mercadólogo que no pueda hacer su trabajo apropiadamente por un cliente que no está dispuesto a invertir, y sea una traba para el cambio).

Ahora solo es cuestión de aplicarlo, empieza a identificar cuáles son las herramientas ideales para lanzar este sistema de reservas, y empieza a pensar en cómo lograr una transición exitosa para tu equipo y clientes actuales. Válida, presenta, adopta y replica.

Esas últimas palabras fueron estupendas, pero, se nos olvidó lo más importante… ¿Cómo medimos resultados?

La respuesta sencilla es: observa incrementalidad en KPIs clave.

La respuesta al detalle me gustaría platicarla directamente contigo, te ayudo a trabajar esto sin costo; solamente pido una review honesta en mi LinkedIn.

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